Comunicazione Efficace: le 5 Azioni Indispensabili

Ho parlato di “Comunicazione Efficace” diverse volte nei miei articoli, per la sua fondamentale importanza a livello relazionale.

Comunicare in modo efficace significa sapersi esprimere in ogni contesto con qualsiasi interlocutore, sia a livello verbale che non verbale, con chiarezza e coerenza.

Comunicare in modo efficace significa fare in modo che il messaggio trasmesso venga recepito correttamente del destinatario.

La comunicazione efficace è il processo di scambio di informazioni tra due o più persone.

Può essere verbale, non verbale, scritta o digitale. Una comunicazione efficace è chiara, concisa e accurata.

Comprende anche la comprensione del messaggio che il mittente sta cercando di comunicare. Gli ostacoli a una comunicazione efficace sono molti, tra cui le barriere linguistiche, le differenze culturali e i diversi livelli di istruzione.

Una comunicazione efficace richiede che entrambe le parti siano ascoltatori attivi e prestino attenzione al linguaggio del corpo e alle espressioni facciali.

È anche importante usare parole e frasi semplici che possano essere facilmente comprese. Infine, una comunicazione efficace richiede un feedback tempestivo per evitare malintesi.

Anche oggi vorrei darvi alcuni suggerimenti in merito, frutto della mia esperienza sul campo. 🙂

1. Parlare in Prima Persona

Se ci soffermassimo ad analizzare le nostre innumerevoli conversazioni quotidiane, ci renderemmo conto che buona parte di esse risultano centrate sugli interlocutori o su ipotetici terzi.

Chi di voi apre una conversazione con un “a mio parere”, “io penso che”, “io proporrei”, “sono dell’opinione che” o altre simili frasi in prima persona? O meglio, quante volte esprimete liberamente i vostri sentimenti e le vostre emozioni senza alcun timore?

Solitamente – quando dobbiamo esporre un’opinione – preferiamo esordire citando un personaggio esterno o addirittura entità generiche come “la società”, pur di non prenderci la responsabilità delle nostre azioni.

Partendo dalla mia esperienza ormai decennale come coach nell’ambito della comunicazione, ritengo che molte difficoltà a livello comunicativo dipendano proprio dalla scarsa attenzione verso se stessi.

Senza cadere in un esasperato egocentrismo, penso che esprimere le proprie idee in modo del tutto individuale sia il primo passo verso una comunicazione vincente.

L’impatto emotivo suscitato dall’esporsi in prima persona è davvero forte dal punto di vista relazionale.

Contesto Comunicativo	Comunicazione Inefficace	Comunicazione Efficace
Il professore che si  arrabbia con lo studente:	“Allora non capisci proprio nulla!”	“Vorrei spiegarti questo passaggio un’altra volta, nel caso non fosse chiaro.”
Conflitto tra colleghi in ufficio:	“Con voi non è proprio possibile lavorare!”	“A mio parere potremmo trovare una soluzione alternativa per andare tutti d’accordo.”
Lite tra madre e figlio:	“Sei una delusione!”	“Sono veramente arrabbiata con te!”

Assumendovi la responsabilità delle vostre azioni riuscirete sicuramente a stemperare eventuali situazioni di tensione o conflitto.

2. Non Generalizzare 

Al termine dei miei workshop chiedo spesso ai partecipanti un feedback circa gli argomenti trattati, per capire se sono stato sufficientemente chiaro ed esaustivo.

Una sera di qualche mese fa, un signore di mezza età ha alzato la mano e mi ha detto:

“È stato molto preciso, signor Ferrari, ma nessuno di noi riuscirà a mettere in pratica i suoi insegnamenti!”

Vi lascio immaginare la reazione della platea davanti a una simile affermazione – o meglio – generalizzazione.

Risentiti e arrabbiati, con giusta ragione, hanno iniziato a fischiargli contro, costringendolo a lasciare la sala.

Un episodio abbastanza imbarazzante, ma allo stesso tempo esplicativo.

Molte sono le circostanze in cui alcuni individui si arrogano il diritto di farsi portavoce di altri, dando vita ad un processo comunicativo spiacevole e inefficace.

Trovate sempre il coraggio di affermare il vostro pensiero, evitando di coinvolgere altre persone.

Esempio: 

Due clienti, marito e moglie, si recano dal consulente commerciale di una famosa ditta di elettrodomestici.

Venditore: Bene, quale modello di lavastoviglie preferite tra quelli proposti?

Marito: A me piacerebbe…

La moglie lo interrompe dicendo: Abbiamo deciso per il modello “X”.

Oltre la sensazione di non riconoscimento, la generalizzazione va a minacciare la libertà d’espressione altrui. Siete d’accordo?

3. Esprimere Fatti o Proposte Concrete

Un altro elemento fondamentale della Comunicazione Efficace è la concretezza dei fatti esposti.

L’invito ad esprimersi attraverso proposte concrete, infatti, è finalizzato a migliorare la comprensione da parte del destinatario e a risolvere eventuali problematiche.

La concretezza ci aiuta a centrare immediatamente il bersaglio che intendiamo colpire con il nostro intervento, consentendo agli interlocutori di individuare fin da subito il cuore del pensiero trasmesso.

La capacità di comunicare attraverso fatti tangibili e precisi, denota la nostra padronanza e la nostra competenza inerente l’oggetto di discussione, un aspetto da non sottovalutare in termini di credibilità.

Contesto Comunicativo	Comunicazione Inefficace	Comunicazione Efficace
Riunione aziendale durante la quale si discute una nuova proposta di orario di lavoro:	“L’azienda ha bisogno di rivedere i propri orari di lavoro per garantire una maggiore produttività nei mesi successivi.”	“Per migliore la produttività aziendale, proporrei di distribuire l’orario di lavoro su due turni. Il primo dalle 6.00 alle 14.00, il secondo dalle 14.00 alle 22.00.”

La frase del caso n.1 trasmette un concetto astratto che non dice nulla circa l’effettivo provvedimento aziendale. La frase n. 2, al contrario, è molto più precisa e concreta.

4. Evitare le Critiche Negative

Uno dei maggiori ostacoli che blocca l’efficacia comunicativa è il problema della critica.

Se prima di esprimere una critica preferiamo ponderare con attenzione parole, modi e tempi, per paura di urtare la sensibilità altrui, quando al contrario la riceviamo, tendiamo a chiuderci a riccio e proviamo un forte risentimento verso chi ha colpito i nostri sentimenti.

Il termine “critica”, che oggi ha una connotazione estremamente negativa, in passato era utilizzato da grandi filosofici – come Kant – in senso opposto.

Se recuperassimo l’etimologia greca del verbo krino, che significa misurare, ponderare e discernere, potremmo comprendere l’uso positivo che ne hanno fatto gli studiosi del passato.

Ricevere una critica, quindi, dovrebbe diventare un’occasione per puntualizzare e migliorare alcuni aspetti in vista di un processo di crescita comunicativa.

Ricevere una critica, secondo l’accezione positiva del termine, dovrebbe divenire un momento favorevole per evitare inutili scontri.

La critica in sé non è pericolosa o sgradevole, sono i modi sgarbati assunti dalla società a farla risultare tale.

Se viene espressa con espressioni offensive del tipo “sei un incapace!” o “non capisci nulla!” anche la persona più sicura di sé resterebbe profondamente scossa.

Dovrete imparare a lasciarvi alle spalle le critiche negative, fonte di distruzione e inciviltà, dando credito solo a quelle che possono migliorare i vostri tratti caratteriali nel tempo.

Contesto Comunicativo	Comunicazione Inefficace	Comunicazione Efficace
Il dirigente nei confronti della segretaria:	“Il verbale dell’ultima riunione è davvero una schifezza!”	“Penso che il verbale dell’ultima riunione necessiti di una revisione in alcuni punti!”
L’insegnate nei confronti dell’allievo:	“Sei piuttosto scarso in matematica!”	“Dovresti fare un po’ più di esercizi sulla moltiplicazione.”

5. Utilizzare Efficacemente i Livelli della Comunicazione

Il livello di comunicazione è una specifica modalità comunicativa che si adotta in diversi contesti a seconda degli obiettivi che si vogliono raggiungere.

Il modello della comunicazione interpersonale si suddivide in “4 livelli”. Vediamoli insieme!

– Astratto Teorico: 

questo livello comunicativo è caratterizzato da un codice particolarmente complesso e forbito, non accessibile a tutti.

Pensate al caso degli studenti universitari iscritti al primo anno: alcuni si ritirano delusi dal gergo eccessivamente astratto e specialistico dei docenti, altri riescono a superare quel primo ostacolo per poi proseguire con maggior disinvoltura.

I contesti che privilegiano questo tipo di linguaggio sono appunto quelli accademici, ambiti in cui è richiesta un’adeguata preparazione di base per comprendere appieno le argomentazioni trattate.

– Situazione Astratta: 

presenta un minor livello di difficoltà rispetto al precedente, pertanto può essere utilizzato in diversi contesti con destinatari meno specializzati.

Anche in questo caso la comunicazione si mantiene distante dall’esperienza reale, avvalendosi di “frasi fatte” e “luoghi comuni”. È utile in tutte le situazioni in cui si ha a che fare con estranei, come ad esempio in aereo o in treno.

In sostanza, si parla del più e del meno, senza scendere in dettagli riguardanti la propria intimità.

Esempio:

A: Freddo oggi, vero?

B: Già, non esistono più le mezze stagioni!

(fine della conversazione)

– Situazione Concreta: 

il terzo livello non riguarda ancora l’esperienza personale, ma è comunque più concreto rispetto ai precedenti. Ha la peculiarità di fornire indicazioni e riflessioni rispetto a fatti realmente verificabili, seppur lontani dalla propria vita privata.

Se nella situazione astratta la conversazione termina dopo aver scambiato frasi fatte, per mancanza di argomentazioni, qui viene lasciato aperto un canale comunicativo per approfondire eventuali curiosità.

Esempio:

A: Freddo oggi, vero?

B: Sì, ho letto un articolo in cui veniva spiegato il motivo di questi improvvisi cambiamenti climatici.

(stimolo comunicativo)

A: Ah sì? E che cosa diceva a tal proposito?

– Esperienza: 

provate a ricordare una qualsiasi situazione in cui una persona ha iniziato a parlare della propria esperienza diretta, testimoniando l’applicazione di una teoria nella vita reale.

È molto probabile che, ascoltando un aneddoto, la vostra attenzione sia aumentata notevolmente, toccando tutte le dimensioni sensoriali.

Il livello comunicativo più efficace – in grado cioè di catturare l’interesse delle persone – è proprio quello dell’esperienza.

Attraverso questa modalità comunicativa si crea un’immediata sintonia tra emittente e destinatario.

Esempio:

A: Freddo oggi, vero?

B: Sì, sapevo che qui a Milano ci sarebbe stato un clima più rigido, per questo ho portato in valigia dei vestiti pesanti.

Conclusioni

Abbiamo visto insieme le 5 azioni indispensabili per migliorare la tua comunicazione e diventare un comunicatore più efficace. Ricorda che comunicare in modo assertivo ed empatico ti permetterà di ottenere il massimo dai tuoi rapporti personali e professionali.

Ma ora tocca a te: quali di queste azioni hai già messo in pratica? E quali hai intenzione di adottare in futuro?

Condividi la tua esperienza nei commenti qui sotto.

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