Ti capita spesso di dire cose che poi non vengono recepite? Hai la sensazione di non essere ascoltato, o di parlare al vento? A volte può dipendere dal modo in cui dici le cose, ma se sei certo di aver parlato in modo chiaro e determinato, probabilmente il nodo è un altro. Come puoi Comunicare in modo Efficace alla tua prossima Riunione?
Ti svelo una statistica: secondo i più recenti studi, le cose che dici hanno un’importanza del 7% sulla comunicazione. Incredibile. Frustrante, anche. Per questo c’è una soluzione di cui ti voglio parlare e che ti aiuterà, dalla prossima riunione, ad essere più efficace.
Come fare in modo che i tuoi colleghi o i tuoi dipendenti siano attenti e soprattutto recepiscano i messaggi che vuoi fissare durante una riunione?
Se hai la sensazione che troppi argomenti scivolino via dalla memoria durante le riunioni, è necessario correre ai ripari. Può essere che i tuoi colleghi non si sentano coinvolti: in questo caso puoi migliorare l’approccio iniziale con alcune tecniche per catturare la loro attenzione. Oppure, può essere una questione di metodo.
Per fare in modo che le tue parole vengano recepite e, soprattutto, memorizzate, puoi utilizzare alcune tecniche di apprendimento per fare in modo che le persone memorizzino i punti principali del tuo discorso.
Prendiamo in prestito un buon metodo che usano gli insegnanti a scuola, d’altra parte il processo di apprendimento è alla base dell’insegnamento. Solo che noi useremo qualcuna di queste tecniche per fare in modo che i concetti arrivino dritti alla mente di chi deve memorizzare, non certo per insegnare qualcosa ai colleghi. Ti consiglio di applicare queste tecniche con una precauzione: evita di metterti su un piano superiore perché finiresti per inimicarti i colleghi e demolire lo spirito di collaborazione che invece deve essere proprio di un team.
Conoscere le fasi del processo di apprendimento ti permetterà di pianificare delle riunioni più efficaci e produttive. Ognuno potrà tornare al proprio ufficio con le idee chiare sui prossimi passi da fare, scadenze e appunti.
Le fasi del processo d’apprendimento per comunicare efficacemente in azienda
Fase 1 o fase d’Ingresso delle Informazioni
Qui è cruciale attrarre l’attenzione su di te.
Come fare?
CONTROLLA IL LINGUAGGIO NON VERBALE
ATTENZIONE: la comunicazione non verbale è importantissima soprattutto in questa fase. Dipende, tra le altre cose, dalla postura, dal linguaggio del corpo e dal modo di utilizzare la gesticolazione durante il discorso.
Se attrarre l’attenzione è un problema per te, scopri quali sono le migliori tecniche del public speaking. Proprio perché la comunicazione verbale conta solo per il 7%, il 93% consiste in ciò che comunichi senza usare le parole. Ecco perché è molto importante che il linguaggio del corpo rafforzi quello che stai dicendo.
Leggi anche questo post sul public speaking in proposito che ti spiega come migliorare il linguaggio del corpo.
FORNISCI UN SUPPORTO VISIVO – SCRITTO
Oltre a curare il linguaggio non verbale, usa dei supporti visivi per ciò che devi dire. Vedere, leggere e rielaborare è importante per chi ti ascolta.
Ormai anche nelle scuole le ore di lezione frontale si stanno via via riducendo, i docenti utilizzano metodi di spiegazione più evoluti grazie a lavagne multimediali e non solo. I formatori, me compreso, hanno sempre delle slide a supporto dei concetti spiegati in aula. Puoi usare lo stesso metodo, ovviamente con un numero di slide proporzionato alla riunione: non servono 40 slide in un’ora.
Il mio consiglio è:
Fornisci dei blocchi e delle penne, per prendere appunti su date e scadenze e usa delle slide dove – mentre stai parlando – restano fissi i concetti chiave che vuoi esprimere.
Fase 2 o Fase di Elaborazione
Questa fase è fondamentale per la memorizzazione.
A fronte dei concetti presentati, si attivano:
- Ragionamento
- Capacità di problem solving
Il nostro cervello inizia a elaborare le informazioni e pensare a come utilizzarle, secondo le necessità che si presentano nella nostra quotidianità.
Ciò significa che, per aiutare le persone a memorizzare ciò che vuoi dire è utilissimo fare molti esempi.
Secondo il mio punto di vista, quindi, è meglio alternare un concetto e un esempio verbale, poi un altro concetto e un esercitazione pratica, e così via.
Giunti nel cuore della discussione potrebbero nascere delle domande in chi ti ascolta: è un buon segno, ti stanno seguendo. Lascia che le domande fluiscano e arricchiscano la discussione. Se richiedono spiegazioni molto articolate puoi rimandare la risposta al termine, ma in linea generale cerca sempre di rispondere nel momento in cui vengono fatte.
In ogni riunione è importante che il leader sia in grado di rispondere efficacemente alle domande che gli vengono poste.
Questo può essere fatto in diversi modi.
In primo luogo, il leader deve prepararsi alla riunione conoscendo l’ordine del giorno e avendo una buona comprensione degli argomenti che verranno discussi. Questo aiuterà il leader a essere pronto a rispondere a tutte le domande che potrebbero emergere. Inoltre, il leader deve ascoltare attentamente le domande che gli vengono poste e assicurarsi di averle comprese completamente prima di rispondere.
È anche importante che il leader tenga conto del tono e del linguaggio del corpo della persona che sta ponendo la domanda, perché questo può dare indizi sul tipo di risposta più appropriata.
Infine, il leader dovrebbe sempre cercare di rispondere alla domanda in modo positivo e costruttivo, anziché limitarsi a respingere l’idea proposta.
Le domande assumono un’importanza cruciale per almeno 3 motivi:
- Mantengono alta l’attenzione e danno ritmo al discorso
- Aiutano le persone a collocare il concetto nella loro dimensione
- Aiutano te a capire se i tuoi concetti sono stati compresi o è meglio precisare o ripetere qualche passaggio.
Ti racconto un aneddoto a proposito delle domande: ricordo un mio professore di scienze delle superiori che, al termine di ogni lezione, diceva “Avete domande? No? Allora le cose sono due: o non mi avete ascoltato, o non avete capito niente”.
Dopo anni ho capito fino in fondo cosa volesse dire!
Comunicare & Vendere con Successo
