Strumenti della comunicazione nel lavoro: 5 leve pratiche

Puoi conoscere molte tecniche e continuare a generare incomprensioni. Accade quando scegli lo strumento prima di aver capito dove si rompe lo scambio: nell’ascolto, nel modo in cui esprimi una posizione, nelle domande o nella verifica finale.

Questa pagina è dedicata agli strumenti operativi. Per il metodo completo — diagnosi, tecniche, esempi e checklist — parti dal pillar sulla comunicazione efficace.

Prima degli strumenti: il quadro di riferimento

Gli assiomi della Scuola di Palo Alto aiutano a comprendere perché ogni comportamento comunica, perché contenuto e relazione viaggiano insieme e perché interlocutori diversi possono attribuire significati differenti alla stessa sequenza di eventi. Qui li uso come base, senza duplicare l’approfondimento: trovi la spiegazione completa nella pagina dedicata ai cinque assiomi della comunicazione umana.

1. Comunicare efficacemente significa sapersi spiegare in ogni situazione con qualsiasi interlocutore, sia a livello verbale che non verbale.
2. Comunicare efficacemente significa esprimere al meglio se stessi, i propri stati d’animo e instaurare relazioni soddisfacenti, nelle quali condividere bisogni, valori e obiettivi.
3. Comunicare efficacemente significa entrare in sintonia con i propri interlocutori, ascoltare attivamente, rispettare i diritti di chi ci sta di fronte e arricchirsi interiormente.

Tutti quanti comunichiamo in un modo o nell’altro, ma sono davvero poche le persone che riescono a sviluppare le giuste abilità relazionali nella quotidianità.

Uno stile di comunicazione errato da spesso origine a incomprensioni e conflitti, senza considerare il fatto che può ferire i sentimenti altrui a seguito di un’errata interpretazione del messaggio trasmesso.

Come puoi migliorare te stesso in tal senso? Esistono alcuni strumenti davvero utili e validi per sviluppare un buon impatto relazionale. Unendo i loro singoli poteri otterrai un mix esplosivo di efficacia comunicativa. Analizziamoli insieme nel dettaglio!

I 5 strumenti della comunicazione nel lavoro

1) ASCOLTO ATTIVO 

È possibile accrescere le proprie doti comunicative solo quando si passa in modo consapevole dalla dimensione del sentire a quella dell’ascoltare. L’ascolto attivo ti permetterà di instaurare relazioni migliori, più solide e durature, sia in ambito lavorativo che nella sfera privata; potrai arricchirti sul piano umano e culturale, attingendo preziose informazioni dalle esperienze altrui.

Con l’ascolto attivo diventerai più empatico nei confronti del vissuto emotivo altrui, andando oltre ciò che viene espresso dalle sole parole.

Chi si serve dell’ascolto attivo in ambito relazionale è una persona aperta allo scambio e alla crescita individuale, desiderosa di comprendere appieno il significato dei messaggi ricevuti e determinata a ridurre le incomprensioni comunicative.

(Leggi questo articolo di approfondimento: Ascolto Attivo e Comunicazione Efficace, un Mix Vincente)

2) ASSERTIVITÀ

È una caratteristica del comportamento umano attraverso la quale si esprimono le proprie opinioni nel pieno rispetto degli altri, affermando se stessi in ogni ambito sociale.

L’assertività può essere adottata davvero in tutti i contesti della vita quotidiana. È un’abilità relazionale indispensabile per lo sviluppo positivo dei legami interpersonali, poiché fa del rispetto, della positività e della collaborazione le sue armi vincenti.

In psicologia il termine assertività indica la capacità di difendere a spada tratta i propri interessi, esprimendo i propri pensieri con disinvoltura, senza aggressività o passività. (Leggi questo articolo di approfondimento: I 5 Vantaggi dell’Assertività)

3) EMPATIA

È la capacità di entrare in profonda connessione con le altre persone, al punto di riuscire a sentire le loro emozioni e i loro stati d’animo come fossero i propri.

Essere empatici significa mettersi nei panni del proprio interlocutore per comprendere il modo in cui vede e vive una determinata situazione, o più in generale il mondo che gli sta attorno.

Grazie all’empatia potrai aiutare chi si trova in un momento difficile e questo spirito di solidarietà si riverserà positivamente anche sulla tua autostima. Fare del bene agli altri equivale a fare del bene a se stessi. (Leggi questo articolo di approfondimento: Come Sviluppare l’Empatia in 6 Mosse Vincenti)

4) DOMANDE

Spesso nelle conversazioni di tutti i giorni commettiamo l’errore di focalizzarci su noi stessi, concentrandoci solamente sulle nostre abilità espositive e sulla ricchezza dei concetti veicolati, ma a fare la differenza in termini di efficacia comunicativa a volte sono proprio le domande poste. 

Domande poste nel modo giusto portano nella direzione giusta e ci permettono di entrare in profonda connessione con i nostri interlocutori. Per poter instaurare rapporti positivi con gli altri bisogna saperli coinvolgerli e rendere soggetti attivi, ovvero attori protagonisti della conversazione.

Le domande mettono i nostri interlocutori al centro dell’attenzione e consentono di ottenere preziose informazioni. Esistono fondamentalmente due tipi di domande: domande chiuse e domande aperte.

Le prime sono immediate e ci permettono di arrivare subito alla risposta che cerchiamo, ma risultano spesso vincolanti e fastidiose.

Generalmente pongono l’alternativa: sì/no. Le seconde, invece, sono più “colloquiali” e danno l’opportunità all’interlocutore di esprimersi liberamente, ai fini di far emergere ciò che desidera comunicare realmente.

Servono a rompere il ghiaccio e ad avviare una nuova conversazione, ma anche ad approfondire il livello di confidenza con le persone.

5) FEEDBACK

In ambito relazionale il feedback di ritorno (o retroazione) svolge la funzione di confermare, modificare o rafforzare un atteggiamento/comportamento dell’interlocutore, per migliorare la qualità complessiva della comunicazione.

Il feedback è un’informazione di ritorno inviata a un centro emittente.

Questo messaggio serve ad agevolare l’apprendimento e ad ampliare la presa di coscienza. Il feedback serve ad informare la sorgente di un messaggio dell’effetto prodotto sul destinatario.

Oltre all’atto di osservare e ascoltare, quindi, possiamo raccogliere feedback per verificare se ciò che abbiamo detto è stato recepito correttamente dai nostri interlocutori o meno. Il risultato di una comunicazione efficace, in fondo, è proprio ciò che l’altro ha compreso. 

Devi verificare che il tuo messaggio sia arrivato a destinazione senza interferenze o errate interpretazioni.

Quale strumento usare per primo?

Non allenare tutto insieme. Se le persone si interrompono, parti dall’ascolto; se evitano di esprimere limiti e disaccordi, lavora sull’assertività; se le conversazioni restano superficiali, migliora le domande; se ognuno esce con una versione diversa, introduci sintesi e feedback di verifica.

Il punto non è conoscere più strumenti, ma scegliere quello che corregge la rottura reale. Per applicarli dentro un processo completo, torna alla guida sulla comunicazione efficace; per il contesto più frequente in azienda, approfondisci come condurre riunioni produttive.