I 5 STRUMENTI SEGRETI DELLA COMUNICAZIONE EFFICACE

I 5 STRUMENTI SEGRETI DELLA COMUNICAZIONE EFFICACE

“Alessandro, qual è il segreto del tuo successo personale e professionale?”

Se dovessi riassumere la risposta in un concetto conciso e al tempo stesso esaustivo utilizzerei l’espressioneCOMUNICAZIONE EFFICACE

Nell’ormai lontano 1967, il famoso psicologo Paul Watzlawick e altri esponenti della Scuola di Palo Alto, pubblicarono l’esito delle loro importanti ricerche in un volume che tuttora rappresenta il principale punto di riferimento nel mondo della comunicazione interpersonale, intitolato per l’appunto “Pragmatica della comunicazione umana”.

Da questi fondamentali studi, iniziati molti anni fa, si sono sviluppati innumerevoli revisioni e riformulazioni, alcune interessanti e altre meno, ma tutte con un filo conduttore comune: le interazioni. Comunichiamo tutti i giorni, con qualsiasi persona, più o meno consapevolmente, attraverso parole e gesti, per descrivere fatti ed eventi, per intraprendere relazioni sociali e suscitare emozioni.

Dagli assiomi della comunicazione che sintetizzerò di seguito, parte una complessa e approfondita analisi dei processi comunicativi, delle loro sfaccettature, degli errori tipici e dei conflitti che ne scaturiscono.

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1° ASSIOMA: non si può non comunicare. La non-comunicazione è impossibile, perché qualsiasi comportamento comunica qualcosa di noi ed è impossibile avere un non-comportamento. Per quanto una persona con la sua passività e i suoi silenzi trasmetta la volontà di non comunicare con un altro individuo, sta comunque inviando un messaggio, e quindi, perdonami il gioco di parole, comunica di non voler comunicare. Qualunque cosa fai o dici, qualunque scelta o qualunque atteggiamento assumi, comunica alcuni aspetti di te stesso agli altri.

2° ASSIOMA: all’interno di ogni comunicazione si possono individuare due livelli. Il primo è il livello del contenuto, che dice “cosa” stai comunicando; il secondo è il livello della relazione, che indica il “tipo di relazione” che vuoi instaurare con la persona a cui ti rivolgi. I messaggi che gli esseri umani si scambiano tra loro non possono essere considerati mere trasmissioni di informazioni. Oltre al contenuto oggettivo del linguaggio, ossia i dati che esso trasmette in superficie, c’è anche un aspetto che definisce la relazione stessa dei soggetti interessati. Per fare un esempio molto semplicistico, ma allo stesso tempo pratico, la frase “apri la finestra” esprime un contenuto (la richiesta di aprire la finestra) e potrebbe essere pronunciato con tono tranquillo o aggressivo, stabilendo due tipi di relazioni diverse con l’interlocutore. In sostanza, conta “che cosa diciamo” e anche “come lo diciamo”.

3° ASSIOMA: il flusso comunicativo è espresso secondo la punteggiatura degli eventi. A seconda della “punteggiatura” usata, cambia il significato dato alla comunicazione e alla relazione. La comunicazione comprende diverse versioni della realtà, che si creano e modificano durante l’interazione tra più individui. Queste diverse interpretazioni dipendono dalla punteggiatura della sequenza degli eventi, ossia dal modo in cui ognuno tende a credere che l’unica versione possibile dei fatti sia la propria.

4° ASSIOMA: la comunicazione avviene attraverso i canali verbali e non verbali. Il primo utilizza modalità digitali, il secondo criteri definiti analogici. La comunicazione analogica si basa sulla somiglianza, detta appunto analogia, tra la comunicazione in essere e l’oggetto della comunicazione; rientrano in essa la comunicazione non verbale e l’utilizzo di immagini. Il linguaggio analogico veicola prevalentemente gli aspetti di relazione e prevede una perfetta corrispondenza tra il significato e il significante. La comunicazione digitale, invece, riguarda l’uso delle parole, cioè dei segni usati convenzionalmente per designare qualcosa. Ciò che caratterizza questa modalità comunicativa è l’arbitrarietà tra le parole e ciò che rappresentano. L’unione delle lettere a-l-b-e-r-o, per esempio, riproducono nella nostra mente ciò che tutti sappiamo, ovvero un albero, ma avrebbero potuto rappresentare anche una casa o una strada. Non esiste un’analogia strutturale tra l’albero reale e la sequenza delle lettere a-l-b-e-r-o: il fatto che esso ricordi una pianta è il risultato di una convenzione fissata nella nostra lingua. La congruenza tra i due sistemi è un elemento a cui facciamo continuamente riferimento nel corso delle nostre interazioni con gli altri. Se una persona afferma di essere interessata a ciò che stiamo raccontando e poi evita di guardarci negli occhi, si verifica una discrepanza tra il contenuto e la forma che mina l’esito della conversazione stessa.  

5° ASSIOMA: la scuola di Palo Alto individua due tipologie di relazioni che si possono instaurare tra individui che interagiscono tra loro, riguardanti  la posizione di leadership assunta durante la conversazione. Gli scambi comunicativi possono essere simmetrici complementari. Si ha un’interazione simmetrica quando gli interlocutori si considerano sullo stesso piano, e quindi di pari livello: nessuno dei due sembra voler essere sottomesso dall’altro, arrivando spesso ad accesi scontri e toni aggressivi. L’interazione complementare, al contrario, si verifica quando gli interlocutori non si considerano sullo stesso piano; ciò emerge chiaramente dai loro scambi, che pongono uno dei due in una posizione di superiorità (one-up) e l’altro in una posizione subordinata (one-down): ne sono un classico esempio le interazioni tra dipendenti e datori di lavoro, o tra genitori e figli.

È grazie al fondamentale apporto di questo studio che siamo approdati al concetto odierno di Comunicazione Efficace.

Comunicare efficacemente significa sapersi spiegare in ogni situazione con qualsiasi interlocutore, sia a livello verbale che non verbale.

Comunicare efficacemente significa esprimere al meglio se stessi, i propri stati d’animo e instaurare relazioni soddisfacenti, nelle quali condividere bisogni, valori e obiettivi.

Comunicare efficacemente significa entrare in sintonia con i propri interlocutori, ascoltare attivamente, rispettare i diritti di chi ci sta di fronte e arricchirsi interiormente.

Tutti quanti comunichiamo in un modo o nell’altro, ma sono davvero poche le persone che riescono a sviluppare le giuste abilità relazionali nella quotidianità. Uno stile di comunicazione errato da spesso origine a incomprensioni e conflitti, senza considerare il fatto che può ferire i sentimenti altrui a seguito di un’errata interpretazione del messaggio trasmesso.

Come puoi migliorare te stesso in tal senso? Esistono alcuni strumenti davvero utili e validi per sviluppare un buon impatto relazionale. Unendo i loro singoli poteri otterrai un mix esplosivo di efficacia comunicativa. Analizziamoli insieme nel dettaglio!

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1) ASCOLTO ATTIVO 

È possibile accrescere le proprie doti comunicative solo quando si passa in modo consapevole dalla dimensione del sentire a quella dell’ascoltare. L’ascolto attivo ti permetterà di instaurare relazioni migliori, più solide e durature, sia in ambito lavorativo che nella sfera privata; potrai arricchirti sul piano umano e culturale, attingendo preziose informazioni dalle esperienze altrui. Con l’ascolto attivo diventerai più empatico nei confronti del vissuto emotivo altrui, andando oltre ciò che viene espresso dalle sole parole. Chi si serve dell’ascolto attivo in ambito relazionale è una persona aperta allo scambio e alla crescita individuale, desiderosa di comprendere appieno il significato dei messaggi ricevuti e determinata a ridurre le incomprensioni comunicative. (Leggi questo articolo di approfondimento: Ascolto Attivo e Comunicazione Efficace, un Mix Vincente)

2) ASSERTIVITÀ

È una caratteristica del comportamento umano attraverso la quale si esprimono le proprie opinioni nel pieno rispetto degli altri, affermando se stessi in ogni ambito sociale. L’assertività può essere adottata davvero in tutti i contesti della vita quotidiana. È un’abilità relazionale indispensabile per lo sviluppo positivo dei legami interpersonali, poiché fa del rispetto, della positività e della collaborazione le sue armi vincenti. In psicologia il termine assertività indica la capacità di difendere a spada tratta i propri interessi, esprimendo i propri pensieri con disinvoltura, senza aggressività o passività. (Leggi questo articolo di approfondimento: I 5 Vantaggi dell’Assertività)

3) EMPATIA

È la capacità di entrare in profonda connessione con le altre persone, al punto di riuscire a sentire le loro emozioni e i loro stati d’animo come fossero i propri. Essere empatici significa mettersi nei panni del proprio interlocutore per comprendere il modo in cui vede e vive una determinata situazione, o più in generale il mondo che gli sta attorno. Grazie all’empatia potrai aiutare chi si trova in un momento difficile e questo spirito di solidarietà si riverserà positivamente anche sulla tua autostima. Fare del bene agli altri equivale a fare del bene a se stessi. (Leggi questo articolo di approfondimento: Come Sviluppare l’Empatia in 6 Mosse Vincenti)

4) DOMANDE

Spesso nelle conversazioni di tutti i giorni commettiamo l’errore di focalizzarci su noi stessi, concentrandoci solamente sulle nostre abilità espositive e sulla ricchezza dei concetti veicolati, ma a fare la differenza in termini di efficacia comunicativa a volte sono proprio le domande poste. Domande poste nel modo giusto portano nella direzione giusta e ci permettono di entrare in profonda connessione con i nostri interlocutori. Per poter instaurare rapporti positivi con gli altri bisogna saperli coinvolgerli e rendere soggetti attivi, ovvero attori protagonisti della conversazione. Le domande mettono i nostri interlocutori al centro dell’attenzione e consentono di ottenere preziose informazioni. Esistono fondamentalmente due tipi di domande: domande chiuse e domande aperte. Le prime sono immediate e ci permettono di arrivare subito alla risposta che cerchiamo, ma risultano spesso vincolanti e fastidiose. Generalmente pongono l’alternativa: sì/no. Le seconde, invece, sono più “colloquiali” e danno l’opportunità all’interlocutore di esprimersi liberamente, ai fini di far emergere ciò che desidera comunicare realmente. Servono a rompere il ghiaccio e ad avviare una nuova conversazione, ma anche ad approfondire il livello di confidenza con le persone.

5) FEEDBACK

In ambito relazionale il feedback di ritorno (o retroazione) svolge la funzione di confermare, modificare o rafforzare un atteggiamento/comportamento dell’interlocutore, per migliorare la qualità complessiva della comunicazione. Il feedback è un’informazione di ritorno inviata a un centro emittente. Questo messaggio serve ad agevolare l’apprendimento e ad ampliare la presa di coscienza. Il feedback serve ad informare la sorgente di un messaggio dell’effetto prodotto sul destinatario. Oltre all’atto di osservare e ascoltare, quindi, possiamo raccogliere feedback per verificare se ciò che abbiamo detto è stato recepito correttamente dai nostri interlocutori o meno. Il risultato di una comunicazione efficace, in fondo, è proprio ciò che l’altro ha compreso. Devi verificare che il tuo messaggio sia arrivato a destinazione senza interferenze o errate interpretazioni.

Conclusioni

Ogni giorno entriamo inevitabilmente in contatto con molte persone, sia per motivi personali che lavorativi. Partner difficili, capi nevrotici, colleghi permalosi, collaboratori svogliati, clienti diffidenti e chi più ne ha più ne metta. Se non sappiamo comunicare in modo efficace con loro, le nostre giornate saranno piene di problemi, frustrazioni e conflitti.

Ti aspetto in aula!

Pensa in Grande!

Alessandro Ferrari


Author: Alessandro Ferrari

Autore, Imprenditore e Formatore esperto in Comunicazione, Tecniche di Vendita e Inbound Marketing.

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